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L’onboarding, traduit litteralement par « à bord », désigne l’action d’intégrer un nouveau collaborateur dans l’entreprise. Il constitue la dernière étape du recrutement. Une intégration bien préparée et réussie présentera de nombreux avantages pour l’employé et pour l’employeur : réduire le turnover, comprendre l’environnement dans lequel l’entreprise évolue, rendre le nouveau collaborateur rapidement opérationnel, accroître la satisfaction des employés, etc.

Bien que l’intégration soit une étape importante dans la vie de l’employé au sein de l’entreprise, le recruteur ou le supérieur hiérarchique est parfois confronté à des difficultés qui compliquent cette intégration. Par manque de ressources (temps, budget, ressources humaines…), il peut s’avérer compliqué de donner une première impression positive au nouveau collaborateur.

Cet article a pour objectif de vous accompagner dans ce processus d’intégration en vous proposant des outils à utiliser pour optimiser l’onboarding de vos nouveaux employés.

En amont : Préparer l’arrivée du nouvel embauché

Pour réussir un onboarding, celui-ci doit être préparé en amont. Voici quelques conseils à suivre pour préparer et optimiser la première journée du futur collaborateur :

1. Former les équipes déjà en place de l’arrivée de leur nouveau collègue en précisant quelles seront ses tâches et sa place au sein de l’équipe.

2. Envoyez un mail de bienvenue au futur collaborateur reprenant :

  • les informations de base (adresse de l’entreprise, personne de contact, le jour et l’heure exacte auxquels l’employé doit se présenter);
  • le programme de la journée;
  • les documents à apporter (pièce d’identité, RIB, etc…).

3. Assurez-vous que le nouveau salarié dispose de tout le matériel nécessaire à l’accomplissement de ses missions : un bureau, un ordinateur, une ligne téléphonique, une tenue de travail, des fournitures, une carte d’accès à l’entreprise, etc.

  • Créez les comptes utilisateurs, les mots de passe et accès internet.
  • Organisez si possible un déjeuner de bienvenue.
  • Identifiez une personne référente vers qui le nouveau collaborateur pourra se tourner en cas de besoin.

Téléchargez un modèle de check-list ci-contre.

Le premier jour 

Le jour J est enfin arrivé et c’est avec une certaine appréhension que le nouvel employé vit cette journée. Il va rencontrer ses nouveaux collègues, se familiariser avec la culture de l’entreprise et recevoir beaucoup d’informations. Pour rendre cette journée plus conviviale et dynamique, préférez des activités ludiques en groupe aux traditionnelles présentations PowerPoint. N’oubliez pas d’aborder les points suivants au cours de cette première journée :

  • Missions, culture et valeurs de l’entreprise
  • Visite des locaux
  • Rencontre physique avec les équipes en place
  • Rencontre avec la personne référente
  • Démonstration des équipements techniques

Prévoyez également un moment pour répondre aux éventuelles questions du nouveau collaborateur.

Si vous disposez d’un Intranet, vous pouvez également y créer un espace dédié aux nouveaux collaborateurs et y poster des informations, articles, vidéos leur permettant de s’imprégner de la culture d’entreprise et des avantages offerts aux employés.

Le premier mois

Le premier mois est une période cruciale pour l’intégration du collaborateur. Le supérieur doit veiller à lui apporter son aide et son soutien pour qu’il s’adapte au mieux à son nouveau poste et à l’équipe. Pour cela, le supérieur peut entamer une discussion via un espace formel (entretien individuel) ou informel à l’occasion d’une pause-café par exemple. Voici quelques exemples de questions à poser au travers de cette discussion :

  • Comment appréhendez-vous votre nouveau poste ?
  • Quels sont les outils et ressources dont vous souhaiteriez disposer ?
  •  Y a-t-il des éléments que vous souhaitez éclaircir davantage au sujet de votre poste / équipe / entreprise ?
  • Que puis-je faire pour vous aider davantage ?

A la fin des 3 premiers mois

Vous pouvez maintenant recevoir un feedback constructif concernant le processus d’intégration mis en place dans votre entreprise. Par le biais d’un questionnaire, si possible anonyme, vous pouvez recueillir de l’information en mettant le focus sur les points les plus importants de votre programme d’intégration (procédure, contact, ressources mises à disposition, points forts / faibles du programme, etc…). Nous vous conseillons de formuler ces questions de manière ouverte de façon à récolter davantage d’information.

Cette démarche vous permettra d’optimiser et d’adapter continuellement votre processus d’intégration.

 

Vous êtes maintenant prêt pour entamer une intégration efficace et durable de vos nouveaux collaborateurs !